Zeitfresser auf Diät setzen!

Manchmal haben wir das Gefühl, dass Aufgaben und Termine wie Züge sind, die man völlig abgehetzt gerade noch in letzter Sekunde erreicht. Dass wir permanent ein bisschen zu wenig Schlaf haben, der Puls ein wenig zu hoch und die Atmung zu flach ist. Und während wir versuchen, alles abzuarbeiten, kommt ständig etwas Neues dazu, eine neue Aufgabe, die erledigt, eine neue Nachricht, die beantwortet, eine Entscheidung, die getroffen werden will. Manchmal hindern wir uns auch selbst daran, gut mit unserer Zeit umzugehen, wir lassen uns ablenken, beschäftigen uns viel zu lange mit Details bis wir das große Ganze aus dem Blick verlieren, widmen uns den Aufgaben anderer, bevor wir uns um unsere eigenen kümmern und vergessen, wieder Energie aufzutanken, Verausgabung ist vorprogrammiert.

Was können wir tun, damit wir die Anforderungen unter Kontrolle haben – und nicht sie uns? Was hilft uns, leistungsstark zu sein und unsere Aufgaben mit einem guten Gefühl gegenüber anderen und gegenüber uns zu erfüllen?

Das Pareto-Prinzip: Die 20/80-Regel

Perfektionismus ist der Feind auf unserer To-do-Liste – nach dem Pareto-Prinzip. Vilfredo Pareto hielt ihn für unproduktiv, unwirtschaftlich und nicht klug. Pareto stellte fest, dass mit 20 Prozent des Aufwandes bereits 80 Prozent einer Aufgabe erledigt werden kann. Beispiel: Eine Arbeit, die eine Gesamtzeit von 10 Stunden in Anspruch nimmt, kann in 2 Stunden bereits zu 80 Prozent vollzogen sein. Die übrigen 8 Stunden werden für restlichen 20 Prozent der Aufgabe verwendet, um die 100 Prozent der Arbeit zu erreichen. Paretos Auffassung nach wäre es jedoch effektiver, in der gleichen Zeit vier weitere Aufgaben zu 80 Prozent zu erledigen.

Natürlich lässt sich das Prinzip nicht auf jedes Projekt anwenden, eben dann nicht, wenn das Ergebnis 100 Prozent erfüllen muss. Zum Beispiel, wenn es um Sicherheit und Qualität geht wie in der Lebensmittelproduktion. Hier könnten die fehlenden 20 Prozent eine Gefahr für die Gesundheit bedeuten, ein Risiko, das sich zu 100 Prozent verbietet.

Auf Aufgaben, für die ein gutes statt perfektes Ergebnis ausreichend ist, kann das Pareto-Prinzip hingegen angewendet werden. Beispielsweise eine Power-Point-Präsentation: Ziel ist, über Sachverhalte verständlich und übersichtlich zu informieren. Dafür braucht es weder 50 vollgeschriebene Folien in Schriftgröße 9 noch überraschende Animationseffekte. Eine einmal gut gestaltete Vorlage nimmt viel Arbeit ab, Details können während der Präsentation besprochen werden. Das Pareto-Prinzip hilft, sich auf die wichtigen Aufgaben zu fokussieren und Prioritäten zu setzen. Das ist vor allem dann von Bedeutung, wenn die Zeit knapp ist und Ergebnisse erreicht werden müssen.

Aufgaben planen

Ein durchdachter Tages- und Wochenplan führt uns effizient durch die Arbeit und belohnt mit guten Ergebnissen. Wichtig dabei: Priorisieren. Die wichtigen Aufgaben sollten sofort und mit größter Aufmerksamkeit erledigt werden, die weniger wichtigen dürfen warten. Größere Projekte brauchen einen eigenen Zeitplan, in dem die einzelnen Schritte und Prozesse aufgeführt sind. Außerdem wichtig: eine realistische Zeitplanung. Dazu gehören unbedingt Puffer für Unerwartetes wie ein Stau oder Zugverspätungen bei Dienstreisen.

Zu den veränderlichen Tages- und Wochenplänen empfiehlt sich außerdem eine Tagesroutine. Denn die Kraft der Gewohnheit übt sanften Druck aus, so dass wir gar nicht erst in Versuchung geraten, uns ablenken zu lassen. Feste Zeiten für das Beantworten von Nachrichten verhindern, dass wir immer wieder aus unserer Arbeit herausgerissen werden.

Delegieren

Da unsere Zeit begrenzt ist und wir außerdem nicht auf jedem Gebiet fachlich bewandert sind, ist es ratsam, Aufgaben zu delegieren beziehungsweise auszulagern. Wir sollten und dürfen uns auf unsere Stärken konzentrieren und auf das, was uns wichtig ist. Manchmal besteht eine gewisse Scheu davor, Aufgaben zu delegieren – vielleicht könnte es faul oder verschwenderisch wirken? Machen wir uns davon frei. Wenn uns eine Steuererklärung ein komplettes Wochenende und noch schlimmer kostbare Nerven kostet, das Steuerbüro es in einem Bruchteil der Zeit und dazu noch sehr gut macht, fällt die Entscheidung doch eigentlich leicht, nicht wahr?

Zeitlimits setzen

Um sich nicht in Details zu verlieren oder die Gefahr der Ablenkung zu vermeiden, ist es hilfreich, sich selbst ein Zeitlimit zu setzen. Zum Beispiel mit Hilfe eines Timers. Das klare Ziel vor Augen, bis zu einen bestimmten Zeitpunkt die Aufgabe erledigt haben zu wollen, setzt Energie frei, wir sind konzentrierter und fokussierter.

Monotasken

Eine E-Mail schreiben, währenddessen telefonieren und nebenbei noch Rechnungen unterzeichnen hört sich nach einem Mitarbeiter mit Superkräften an, eine Art Büro-Shiva mit vier Armen. Aber: Multitasking lügt. Es ist ein Trugschluss, wir könnten viel mehr Aufgaben erledigen, wenn wir sie gleichzeitig angehen. Jede Aufgabe nimmt eine feste Zeit in Anspruch. Wenn wir mehrere parallel bearbeiten, jedoch noch mehr, weil es an der erforderlichen Konzentration fehlt, um sie zügig zu Ende zu bringen. Wir sind nicht schneller und die Ergebnisse sind in der Regel auch schlechter, es passieren leichter Fehler. Wir sprechen den Kunden am Telefon mit dem Namen des E-Mail-Empfängers an, geben eine zu hohe Rechnung frei, weil wir sie nicht eingehend geprüft haben und verschicken die E-Mail ohne Anhang und mit Rechtschreibfehlern. Folgen wir also besser der Weisheit „eins nach dem anderen“ – in ihr liegt eine große Effizienz.

Ablenkungen und Störquellen ausschalten

Social Media und Nachrichten, ob auf dem Smartphone oder in Outlook, sind wahre Zeitfresser – vor allem, wenn sie immer wieder zwischendurch ablenken. Wenn möglich, „Nicht stören“-Funktion des Smartphones nutzen und Zeiten für das Beantworten von Mails etc. festlegen.